Bevor du loslegst#
Diese Checkliste führt einen Verein vom leeren System zum laufenden Betrieb. Die Reihenfolge ist bewusst gewählt: Was später gebraucht wird (Gewässer, Mitgliedschaftstypen, Mailserver), kommt zuerst. Rechne für die Grundeinrichtung mit ein bis zwei Abenden; den Mitgliederimport kannst du jederzeit nachholen.
- Instanz und Adresse eures Vereins einrichten, ersten Admin-Zugang übergeben
- Paket bzw. einzelne Module freischalten (siehe Pakete & Module)
- Zugang zur Online-Zahlung hinterlegen, sobald euer Mollie-Konto freigeschaltet ist
- Speicherkontingent festlegen
Die Checkliste#
- Anmelden und Passwort ändern. Mit den Zugangsdaten vom Betreiber über den Reiter Admin anmelden, dann unter System›Admins → „Eigenes Passwort ändern“ ein eigenes Passwort setzen.
- Vereinsprofil ausfüllen. Vereinsname, Logo, Kontakt, Bankverbindung, Steuernummer und Vereinsregister unter Verein›Vereinsprofil. Die Bankdaten erscheinen später auf Rechnungen und Serienbriefen. Optional die Vereinsfarben unter „Design & Farben“ → Vereinsprofil & Design.
- E-Mail-Versand einrichten. Ohne Mailserver gibt es keine Zugangsdaten-Mails, keine Passwort-Links und keine Serienbriefe. SMTP-Daten eures Mail-Anbieters unter System›E-Mail & SMTP eintragen → SMTP einrichten.
- Rechtliches. Impressum und Datenschutzerklärung hinterlegen und die Löschfristen an eure Datenschutzerklärung anpassen → Impressum & Datenschutz.
- Gewässer anlegen. Alle Vereinsgewässer unter Gewässer›Verwaltung anlegen und je Gewässer die Regeln (Ruten, Nachtangeln, Boot, Catch & Release) setzen. Die Namen tauchen überall auf – in Fangmeldungen, Karten und Statistiken → Gewässer & Regeln.
- Schonzeiten und Mindestmaße. Unter Gewässer›Schonzeiten die Vorlage eures Bundeslands laden, anpassen und speichern – damit ist auch das Bundesland festgelegt. Daran prüft die Fangmeldung später jeden Fisch.
- Gewässerordnungen als Text unter Gewässer›Ordnungen hinterlegen – Mitglieder lesen sie in der App nach.
- Mitgliedschaftstypen und Beiträge. Typen wie „Aktiv“, „Passiv“, „Jugend“, „Ehrenmitglied“ mit Jahresbeitrag anlegen, dazu Aufnahme-, Arbeitsdienst- und Mahngebühr → Mitgliedschaftstypen.
- Mitglieder übernehmen. Bestehende Listen per CSV importieren oder einzeln anlegen → CSV-Import. Den Mitgliedschaftstyp in der CSV genauso schreiben wie in Schritt 8.
- Kartenprodukte anlegen. Jahres-, Tages-, Wochen- und Monatskarten mit Preis, Gewässer, Verkaufsweg und Kontingent → Kartenprodukte.
- Gäste einstellen. Entscheiden, ob sich Gäste frei registrieren dürfen und ob ein Foto des Fischereischeins Pflicht ist → Gäste verwalten.
- Fischereiaufsicht. Aufseher ernennen und Notrufnummern (Polizei, Fischereibehörde, Gewässerwart) eintragen → Aufseher ernennen.
- Datensicherung. Backup-Passphrase setzen und das tägliche E-Mail-Backup aktivieren → Datensicherung. Die Passphrase zusätzlich sicher aufbewahren!
- Weitere Admins für Kasse, Schriftführung usw. anlegen → Admin-Konten.
- Mitglieder einladen. Per Serienbrief die Adresse eurer Instanz, den Hinweis auf die App und den Weg zum ersten Passwort verschicken (siehe unten).
Mitglieder an Bord holen#
Wie Mitglieder zu ihren Zugangsdaten kommen, hängt davon ab, wie sie angelegt wurden:
| Angelegt über | Zugangsdaten |
|---|---|
| „Mitglied anlegen“ | Das Mitglied bekommt automatisch eine Willkommens-Mail mit Mitgliedsnummer und vorläufigem Passwort. |
| CSV-Import | Es wird keine Mail verschickt. Das Mitglied setzt sein Passwort über „Passwort vergessen?“ selbst, oder du setzt es auf der Detailseite zurück. |
| Genehmigter Antrag | Willkommens-Mail mit Zugangsdaten wie beim Anlegen. |
Nach einem Import bietet sich ein Serienbrief an, etwa so:
Betreff: Unser Verein ist jetzt digital
Hallo {{vorname}}, ab sofort meldest du Fänge und kaufst Angelkarten online unter
https://meinverein.angeladmin.de. Melde dich mit deiner E-Mail-Adresse {{email}} an. Beim ersten
Mal tippst du auf „Passwort vergessen?“ und legst dein Passwort fest. Tipp: Installiere Angeladmin als App auf deinem
Handy – wie das geht, steht im Handbuch unter „Erste Schritte“.
Mitglieder ohne E-Mail-Adresse bekommen denselben Brief ausgedruckt – Angeladmin stellt sie beim Versand automatisch zum Drucken zusammen (Serienbriefe).
Prüfen, ob alles funktioniert#
- Mail: Ein Mitglied mit deiner eigenen Adresse anlegen – kommt die Willkommens-Mail an?
- Fangmeldung: Als dieses Test-Mitglied einen Fisch unter Mindestmaß eintragen – erscheint die Pflicht-Bemerkung?
- Karten: Eine Karte kaufen bzw. bestellen und unter Karten›Bestellungen ausstellen. Dann auf dem Aufseher-Dashboard den QR-Code prüfen.
- Backup: „Test-Backup jetzt senden“ – kommt die Mail mit der Datei an?
- Zum Schluss das Test-Mitglied wieder löschen.